Les ressources humaines constituent le plus grand levier de la digitalisation dans les entreprises. En réalité, la digitalisation de la paie est devenue importante pour toutes les sociétés. La gestion des bulletins de salaire est à la fois complexe et chronophage pour le service RH et requiert du temps et des efforts considérables. Découvrez dans cet article le processus pour digitaliser vos fiches de paie.
Plan de l'article
À propos de la paie automatisée
La paie automatisée est basée sur la digitalisation de la gestion de la paie. Elle consiste ainsi à automatiser au maximum les tâches relatives à l’établissement des fiches de paie. Pour ce faire, les entreprises peuvent digitaliser les fiches de paie avec un logiciel dédié, notamment un logiciel ERP.
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Vous pouvez digitaliser les fiches de paie si les processus mis en œuvre répondent à quatre exigences :
- La centralisation du reporting sur les éléments de paiement variables (EPV)
- Le calcul automatisé des charges et des salaires
- Mise à jour automatique des tables fiscales
- Gestion informatisée des paiements de salaires
Pourquoi digitaliser les fiches de paie ?
La digitalisation des fiches de paie permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent. En utilisant le bon logiciel, les gestionnaires seront en mesure de réduire les tâches répétitives. Le temps ainsi gagné pourra être dédié à des tâches nécessitant des compétences humaines.
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Aussi, en automatisant le processus de paie, les entreprises se dotent d’une fonction pratique de gestion des ressources humaines. Le principe du logiciel de paie est la collecte de données. Vous pourrez facilement extraire des tableaux de bord RH sur des thèmes spécifiques comme l’absentéisme ou le turnover.
Digitalisation des fiches de paie : processus
Le fait de digitaliser les fiches de paie est un projet qui revisite les pratiques professionnelles habituelles du personnel administratif. Plus précisément, l’automatisation de la fiche de paie doit impliquer différents acteurs qui seront sollicités dans toutes les étapes du processus.
Définir les besoins
Avant de rechercher un outil pour digitaliser les fiches de paie, il est conseillé de définir au préalable le problème à résoudre. Vous pourrez ainsi vous positionner en tant que chef de projet et déterminer la démarche à suivre afin de répondre aux besoins en matière de ressources humaines.
Par exemple, si votre domaine d’activité doit gérer un grand nombre de variables salariales, vous aurez besoin d’un logiciel performant pour le reporting des heures supplémentaires, les primes et les heures de nuit. À ce stade, il faut une prise en considération de chaque question pour créer un cahier des charges personnalisé.
Mise à jour du processus de paie
Le brainstorming vous aidera à en évidence les éventuelles limites de votre processus de paie actuel. À partir de là, vous aurez toutes les informations nécessaires pour définir le circuit de paie parfait. En outre, une solution numérique peut soutenir l’orientation de votre entreprise.
Choisir un outil pour digitaliser les fiches de paie
Pour digitaliser les fiches de paie de votre entreprise, vous devez faire appel aux services d’un éditeur de logiciels RH. On distingue diverses solutions sur le marché et un certain nombre de critères peuvent vous aider à faire le bon choix.
Sachant que les besoins en ressources humaines peuvent évoluer dans le temps, vérifiez si l’éditeur met à disposition un système complet avec une série de modules complémentaires. De plus, l’éditeur doit pouvoir vous apporter les réponses à votre problématique.
En outre, il est important que le prestataire de services fournisse l’expertise nécessaire pour vous permettre d’avancer sur votre projet. Celui-ci se chargera de la formation du personnel et fournira les outils adéquats pour la maitrise de l’outil de digitalisation des fiches de paie.
La configuration technique
L’éditeur de logiciel de paie automatisée travaillera dans un système existant. Avant d’émettre les premières fiches de paie avec le nouvel outil, il faut prévoir un certain nombre d’éléments techniques.
En effet, vous devez déterminer une liste de paramètres (rubriques salariales, conventions collectives applicables…), les données RH existantes dans l’outil actuel et faire migrer ces dernières vers le nouveau logiciel
Impliquer les employés dans le test et l’évaluation
La clé de la motivation du personnel pour la mise en place d’un logiciel fiche de paie réside dans la capacité d’action. Le personnel concerné sera évidemment formé à l’utilisation de l’outil. Par la suite, à la première phase de paie entièrement automatisée, évaluez l’équipe en charge pour procéder aux ajustements nécessaires.
La digitalisation de la fiche de paie est le meilleur moyen d’entrer dans l’ère digital des processus d’entreprise. Toutefois, ce projet nécessite une attention particulière et vous devez considérer les facteurs techniques, mais aussi humains.