Les frais de déplacement généré par l’exercice d’une activité professionnelle doivent être remboursés par l’entreprise, que ce soit pour leur valeur réelle ou par l’application d’un barème selon leur nature. Ces frais comprennent toutes les dépenses effectuées à titre professionnel.
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Que comprennent les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement désignent les frais supportés par les salariés ou les dirigeants pendant qu’ils exercent leurs activités professionnelles. Ces frais sont remboursés par l’employeur au même titre que les frais de repas et les frais d’hébergement.
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Les trajets domicile lieu de travail n’entrent pas cependant dans cette catégorie de déplacement. Ce qui n’est pas le cas des petits déplacements effectués pour les besoins de l’activité professionnelle. En effet, une autre forme d’indemnité est mise en place pour les grands déplacements professionnels.
Les frais de déplacement correspondent aussi donc à toutes les dépenses supportées par un salarié ou un dirigeant :
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- Lors d’un rendez-vous professionnel
- Lors d’une visite professionnelle
- Lors d’un voyage à titre professionnel en dehors de l’entreprise
Quelles sont les dépenses liées aux frais de déplacement ?
Nombreuses sont aussi les dépenses pouvant entrer dans cette catégorie à savoir les titres de transport en commun et les frais d’hébergement, les visites rendez-vous chez un client ou chez les fournisseurs, les frais de repas pendant les déplacements professionnels, les frais liés à la participation :
- À des réunions professionnelles
- À des séminaires
- À des congrès
- Etc.
La différence entre prime de transport et frais de déplacement
Certaines personnes ont tendance à confondre la prime de transport et les frais de déplacement. La prime de transport concerne les trajets domicile-lieu de travail.
Il s’agit d’une allocation versée par certains employeurs permettant d’aider les employés à couvrir les frais de transport entre leur domicile et local professionnel.
Le versement de cette prime peut se faire de manière régulière ou ponctuelle. Son montant est déterminé suite aux accords collectifs en vigueur.
Il peut aussi varier en fonction de l’employeur. Cette prime transport s’adresse donc aux salariés qui sont contraints de supporter les coûts de leurs déplacements domicile-travail.
En revanche, les frais de déplacement ou de mission font partie des remboursements versés par l’entreprise aux salariés en mission, au même titre que les frais de repas ou les frais d’hébergement.
Ces frais couvrent un éventail plus large de dépenses lorsque le salarié est en mission ou en déplacement pour le compte de l’entreprise.
Qu’en est-il si le salarié ou le dirigeant utilise son propre véhicule ?
Si le salarié ou le dirigeant d’entreprise utilise son propre véhicule pendant ses déplacements professionnels, l’employeur se doit de l’indemniser en se basant sur le barème publié chaque année par l’administration fiscale.
Le montant de ses frais de déplacement doit être remboursé dès lors que le salarié en mission utilise son propre véhicule :
- Une voiture
- Un vélomoteur
- Un scooter
- Une moto
Dans ce cas, les frais de stationnement supporté par le salarié font partie des frais à rembourser, sur présentation d’un justificatif dès lors qu’il apporte la preuve de l’absence de parking gratuit.