La gestion des factures est un aspect très important dans une entreprise. Lorsqu’elle est mal effectuée, cela peut entraîner de lourdes conséquences au sein de la société. Aussi, une gestion optimale des factures permet la bonne marche des activités. À cet effet, il existe plusieurs façons de gérer vos factures au sein d’une entreprise. Retrouvez donc plus de détails à travers cet article.
Utiliser un facturier papier
Avec la digitalisation, il n’est pas rare de penser que tout ce qui concerne les entreprises doit être désormais informatisé. Ce qui n’est pas forcément le cas. À cet effet, la législation n’impose en aucun cas l’utilisation d’un logiciel pour la gestion des factures d’une entreprise. Vous pouvez simplement utiliser un facturier pour le faire.
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Il s’agit d’un carnet à souche dans lequel vous retrouvez des factures pré imprimé. Tous les documents y sont pré numérotés et certaines mentions obligatoires s’y trouvent également. Il revient à la société de renseigner elle-même les éléments qui permettront de l’identifier. Il s’agit entre autres de l’adresse, du siège social, du numéro d’identification à la TVA, etc. Elle doit également fournir les informations qui portent sur son client, ainsi que sur l’objet de la vente.
Il faut dire que ce mode de gestion est plutôt rare dans la pratique. Elle est adaptée aux sociétés qui délivrent très peu de factures par mois (1 à 2 factures). Il faut également noter qu’elle présente quelques inconvénients notamment les risques d’erreurs en matière de calcul et ne facilite pas de Relance Facture.
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Utiliser un logiciel de facturation
Il s’agit ici d’une méthode informatisée. L’utilisation de logiciel permet d’automatiser le processus intégral de gestion de la facturation. Il présente de nombreux avantages selon la gamme choisie et les modèles complémentaires souscrits. Dans tous les cas, vous gagnez en temps, réduisez vos risques d’erreurs, etc. Généralement, l’offre d’entrée de gamme pour ces logiciels vous permet de gérer uniquement la facturation.
Par contre, avec les offres complètes, vous arrivez à gérer les impayés, suivre le renouvellement des créances, générer les relances automatiques, éditer les tableaux de bord, etc. C’est une méthode conseillée pour les entreprises dont le volume de facture délivré par mois est conséquent et soumises à des obligations en matière de facturation. Cependant, même celles qui en délivrent peu de facture peuvent s’en servir. À cet effet, Clearnox est une solution adéquate.
Utiliser un tableur
Les tableurs constituent également une solution informatique en matière de facturation. Ils sont moins efficaces que les logiciels, mais présentent quelques avantages par rapport à la facturation papier. Elle permet à la société d’établir un modèle personnalisé, qu’elle pourra utiliser pour chacun de ses facteurs. Cette méthode de facturation est adaptée aux entreprises qui délivrent peu de factures par mois (10 à 20 factures). Il faut cependant noter qu’elle présente des inconvénients qu’il faut souligner. Par exemple, elle favorise l’apparition de doublons (plusieurs facteurs portant le même numéro). Elle peut aussi favoriser l’insertion de mention incorrecte ou inexacte, ce qui peut être sanctionné par la loi.
En résumé, vous retrouvez trois principaux modes de gestion de vos factures d’entreprise. Il s’agit du facturier papier, du tableur et du logiciel de facturation.