Gérer les ressources humaines avec un prestataire

Aujourd’hui, près de 25 entreprises françaises sur 100 font appel à des prestataires externes pour gérer des tâches non stratégiques au sein de leur département RH. Cependant, cette option est toujours confrontée à la résistance de certains chefs d’entreprise qui ont une mauvaise opinion. Si vous aussi comptez toujours sur l’externalisation des RH, voici quelques-uns des avantages que vous pouvez tirer et cela changera probablement votre avis.

Résumé

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• 1 Une occasion de réduire le risque de mauvaise gestion
• 2 Gagnez du temps et concentrez-vous sur le cœur de votre entreprise
• 3 Une solution pour réduire le personnel
• 4 L’externalisation pour accéder à de nouvelles compétences
• 5 L’externalisation pour mieux contrôler votre budget d’entreprise
• 6 Externalisation des ressources humaines en vue d’obtenir des gains technologiques
• 7 Que peut-on externaliser en ressources humaines ?
  • 7.1 Gestion de la paie
  • 7.2 Approche de recrutement
  • 7.3 Gestion de la formation
• 8 Quelles précautions faut-il prendre pour éviter de le regretter option ?

Une occasion de réduire le risque de mauvaise gestion

L’ externalisation des ressources humaines aide à mettre fin aux problèmes de conformité et à réduire les risques juridiques.

Utile à toutes les organisations, l’externalisation est encore plus utile aux entreprises internationales. Ces dernières sont, bien plus que les autres, soumises à des lois complexes et en constante évolution. Ils embauchent des pigistes ou des employés d’horizons divers, ce qui signifie que plusieurs lois doivent être prises en compte. Le respect de ce dernier n’est pas toujours facile.

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non-respect des lois peut sérieusement nuire à l’image d’une entreprise. Cela peut également lui faire perdre beaucoup d’argent ou le mettre dans une position de faiblesse face à un employé mécontent qui veut intenter une action en justice. Pour cette raison, certaines entreprises préfèrent avoir accès à l’expertise nécessaire dans ce domaine. Confiez la gestion de votre département RH à un partenaire externe vous protège de tous ces risques. Spécialisé dans le domaine, votre partenaire RH sera capable de vaincre les pièges juridiques que vous pourriez tomber dans. Le Le risque d’erreurs dans le calcul et dans les procédures sera également considérablement réduit. Votre entreprise se sentira mieux.

Gagnez du temps et concentrez-vous sur le cœur de votre entreprise

Les entreprises veulent seulement être efficaces et compétitives. Malheureusement, il n’est pas toujours facile d’atteindre ces objectifs. Certaines fonctions moins stratégiques mais toujours indispensables occupent souvent le personnel au détriment d’activités à fort potentiel de croissance. Cependant, la rigueur de la concurrence oblige les organisations à être réactives et hautement spécialisées tout le temps. Certaines fonctions des RH sont souvent aussi à l’origine de cette baisse du rendement. C’est pourquoi il est si utile d’externaliser ces fonctions moins stratégiques. Certaines entreprises, par exemple, optent pour l’externalisation de la paie.

Le fait de confier des tâches récurrentes et fastidieuses à une entreprise externe réduit les délais d’exécution. Cela permet également aux employés internes d’être occupés pour d’autres, plus urgents tâches. Il sera ainsi plus facile de concentrer les employés internes sur leur activité principale et de déléguer les questions secondaires à d’autres opérateurs. L’externalisation permet également à une organisation d’avoir une plus grande souplesse au moment opportun. Des réunions inopportunes liées à ces tâches ne seront plus nécessaires. Vous n’aurez donc qu’à superviser les départements où la maîtrise et le savoir-faire sont moindres.

Vous gagnerez également du temps dans l’offre du service. Les entreprises telles que Boost’RH qui offrent ces types de services sont en fait soumises à une éthique qui les oblige à réagir le plus rapidement possible.

En interne, plusieurs facteurs peuvent entraver la vitesse de votre service RH. Ceux-ci comprennent :

• Absence d’un employé ;
• Manque de maîtrise des outils ;
• Le manque de personnel…

Une solution pour réduire le personnel

Imaginez une PME qui, en quelques mois de performance, se transforme en un groupe de dizaines d’employés. Habituellement, de telles structures, au cœur, ne gèrent que leur la paie interne avec le logiciel PME, sous la responsabilité d’un employé qui assure également la comptabilité. Mais avec la croissance, une telle structure devra recruter au moins deux employés pour aider le gestionnaire dans cette tâche. Il faudra maintenant publier davantage de fiches de paie, avec des statuts de plus en plus différenciés (travail permanent, permanent, temporaire, stagiaires, apprentis…).

L’ entreprise devra même se spécialiser dans les fonctions et créer des départements Comptabilité et RH distincts. Ce sont là des décisions qui impliquent nécessairement une augmentation du nombre d’employés. En externalisant cette fonction, vous aurez libéré l’entreprise d’une tâche non stratégique mais très exigeante. Votre partenaire externe s’occupera de cela pour vous sous la supervision de votre employé interne. Il en va de même si vous cherchez à réduire le nombre de vos employés.

L’ externalisation pour avoir accès à de nouvelles compétences

L’ externalisation de la gestion des ressources humaines est très appropriée dans le cas où la société n’a pas les compétences internes et les ressources adéquates pour gérer certaines activités. Les entreprises ont souvent besoin de nouvelles compétences pour gérer certaines fonctions RH comme la formation. Lerecrutement d’employés d’urgence, qui devront être opérationnels rapidement, n’est souvent pas une tâche facile pour l’équipe interne. Il s’agit souvent de former des employés pour qu’ils acquièrent de nouveaux métiers ou de nouvelles compétences transversales.

Malheureusement, la mise en place de parcours de formation répondant à de nouveaux besoins en un temps record n’est pas une tâche facile pour une équipe RH interne. Cela implique la mobilisation de toute l’expertise RH de la fonction de formation, dans sa plus stratégique et plus créative. L’entreprise tire nécessairement meilleur profit de l’externalisation de telles tâches. Si la formation est externalisée, le service RH interne n’aura plus à gérer l’ensemble des aspects administratifs, techniques et chronophages de la formation en entreprise. Il pourrait donc être plus efficace sur d’autres fronts.

L’ accès à de nouvelles compétences peut également s’étendre à d’autres fonctions RH. Sur des sujets spécifiques, les entreprises peuvent également compter sur le partenaire externe pour leur fournir des conseils d’experts. De tels interlocuteurs sont rarement trouvés en interne.

Externalisation pour mieux contrôler votre budget

En choisissant d’externaliser la gestion de vos ressources humaines, vous souscrivez indirectement à une logique de réduction budgétaire. Par exemple, l’embauche de deux personnes au service des ressources humaines vous coûtera au moins 52.800€ par an, à raison de 2200€ par an et par mois pour chacune d’entre elles. En plus de ces coûts, les coûts liés au recrutement, à la formation, aux avantages sociaux et à d’autres coûts seront exigés. L’externalisation vous permettra de mieux contrôler votre budget.

En fait, le partenaire externe ne contribuera à votre budget que sur une base ad hoc. Son coût au lieu d’être fixé variera en fonction de vos activités. Il dimensionnera donc précisément son service en fonction de vos besoins. À votre arrivée, vous pourrez réduire votre masse salariale sans réduire la qualité du services qui vous sont offerts.

L’ externalisation des ressources humaines pour des gains technologiques

Les sociétés de gestion des ressources humaines investissent dans les logiciels et les systèmes afin d’optimiser les processus et d’augmenter les performances des clients

Elles peuvent être illustrées, par exemple :

• La mise en place d’un PGI ;
• La mise en place d’un système d’indexation des factures
• La mise en œuvre des outils EDM (Electronic Document Management)…

Ces derniers développements technologiques sont totalement inaccessibles à de nombreuses entreprises, en raison de leur budget ou de leurs compétences internes. Opter pour l’externalisation de la gestion des ressources humaines de votre entreprise signifie que vous bénéficiez de ses développements technologiques tout en évitant les coûts d’investissement importants.

Qu’ est-ce qui peut être externalisé aux ressources humaines ?

S’ il est évident que l’externalisation présente des avantages précis, sachez que toutes les tâches ne peuvent pas être externalisées. Certaines tâches doivent être gérées en interne. D’autres, bien que pas très stratégique, prennent beaucoup de et rendre votre service RH inefficace.

Gestion de la paie

Pour une entreprise comptant des dizaines d’employés, la gestion de la paie peut prendre beaucoup de temps. Entre l’édition des newsletters et les formalités des transferts et déclarations, l’efficacité de votre équipe RH n’est jamais garantie. Il peut donc être utile de confier cette tâche à une entreprise indépendante spécialisée.

L’ approche de recrutement

Le recrutement est considéré comme l’une des fonctions RH les plus exigeantes. Il comprend :

• La gestion des applications ;
• Gestion des entrevues de groupe ;
• Sélection des demandes ;
• La gestion de la…

Toutefois, le recrutement est l’une des fonctions à faible valeur ajoutée. Une mauvaise gestion, cependant, elle peut fortement entacher l’image d’une entreprise puisque les candidats au recrutement sont également des clients potentiels. Par conséquent, il est dans l’intérêt d’un de confier les différentes tâches de recrutement à des entrepreneurs externes spécialisés.

Gestion de la formation

La gestion de la formation est l’une des activités RH les plus externalisées. Plus de 10% des entreprises l’utilisent. En fait, les entreprises ne disposent pas toujours des ressources humaines internes pour faire face aux exigences de cette activité. En outre, les formalités de régularisation juridique, qui sont difficiles à remplir.

Quelles précautions faut-il prendre pour ne pas regretter cette option ?

Certaines précautions vous permettent de choisir le bon fournisseur et d’établir une collaboration durable et efficace entre vous et votre partenaire externe. Première précaution, exiger la personnalisation de la lettre de mission. Certains fournisseurs de services sont accompagnés de lettres types qui ne transcrivent pas exactement tous vos besoins exprimés. Par conséquent, assurez-vous de faire une distinction claire entre les activités qui relèvent de vos prérogatives et ce que le fournisseur doit effectuer.

Assurez-vous également que votre partenaire dispose des capacités nécessaires pour assurer le niveau de service contracté face à tout changement. Enfin, assurez-vous de conserver dans le contrat la capacité d’exercer la réversibilité des services ou de changer de fournisseur lorsque vous le jugez nécessaire.

De quoi se rappeler ? Décider de confier la gestion de ses ressources humaines à un partenaire externe est une option qui offre de nombreux avantages aux entreprises. Toutefois, il ne s’agit pas d’une décision à prendre à la légère et plusieurs précautions sont nécessaires pour sélectionner un prestataire compétent et compétent.