La feuille de calcul Excel intégrée à la suite Microsoft Office est un outil puissant qui peut être utilisé pour maintenir la comptabilité d’entreprise tant que les obligations légales sont respectées.
Excel, un outil suffisant pour les petites entreprises et les petites entreprises
La feuille de calcul Excel offre désormais de puissantes fonctions qui facilitent le maintien d’une comptabilité simple en enregistrant les reçus, les dépenses et les bilans. Il suffit de dédier une feuille différente à chaque livre et d’utiliser des fonctions de feuille de calcul pour consolider les informations d’une feuille à l’autre (par exemple, pour récupérer des éléments du compte de produit dans le compte de bilan).
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L’ exercice est particulièrement simple dans le contexte d’un micro-entrepreneur qui a la seule obligation de tenir un livre chronologique de recettes (ainsi qu’un livre d’achat en cas d’activité commerciale). Cela semble un peu plus compliqué dans le contexte d’une FEP et peut s’avérer encore plus complexe dans celui d’une PME, obligations augmentent avec le chiffre d’affaires réel de l’entreprise.
L’ utilisation d’Excel dans le contexte d’une micro-entreprise est donc à la portée d’un simple utilisateur, alors que dans le contexte d’une PME, il faudra approfondir un peu les aides largement disponibles sur le logiciel tableur (aide logicielle intégrée, forums Internet, livres dédiés). D’autre part, une utilisation plus avancée d’Excel permet de l’utiliser pour la comptabilité des coûts réels en étudiant la ventilation des coûts et leur évolution d’une année à l’autre — il est nécessaire de maîtriser les formules Excel et les références — mais vous pouvez obtenir des résultats réels riches en enseignement ainsi que l’utiliser comme d’un véritable pour gérer son activité.
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Attention au respect des obligations légales
Les faiblesses d’Excel dans la tenue d’une comptabilité ne se trouvent pas dans les capacités de calcul du logiciel, mais dans son adéquation ou plutôt dans son inadéquation aux obligations légales. L’entrepreneur est légalement tenu de conserver sa comptabilité pendant dix ans et être en mesure de la présenter en cas de demande de l’entreprise. Microsoft ne garantit pas la durabilité de dix ans de la version actuelle de la suite Office (et l’expérience tend à prouver le contraire…) Il est tout à fait possible que les tables, patiemment construites pour assurer la comptabilité de l’entreprise, ne soutiendront pas l’évolution de ces futures versions de la suite Office.
Le risque est réel puisque les anciennes versions d’Excel (extension .xls) souffrent de « pertes de compatibilité mineures » lorsqu’elles sont lues avec les versions actuelles et celles de la suite Microsoft Works gratuite ne sont plus lues du tout ! Et si l’entrepreneur ne peut pas fournir sa comptabilité sur demande, il est exposé à un ajustement basé sur une estimation forfaitaire de ses bénéfices, ce qui est rarement favorable…
L’ autre problème avec l’utilisation d’Excel est le manque de capacité à geler définitivement les données dans contraste avec les logiciels de comptabilité. Cette difficulté peut être corrigée en imprimant périodiquement des revues comptables, en les datant et en les paraphant page par page de manière manuscrite, ou en les copiant patiemment dans un livre comptable papier.