Gérer la comptabilité de son business et de surcroit la facturation, cela peut vite devenir une tâche contraignante. D’autant plus lorsqu’on fait du e-commerce et qu’on vend plusieurs centaines de produits par mois en utilisant différents canaux de vente. Il devient alors impossible de tout rentrer à la main et nous sommes beaucoup à recourir à un logiciel de facturation qui permet de tout automatiser ou presque. Mais faut-il qu’il soit anti-fraude et qu’est-ce que ça signifie d’ailleurs ?
Plan de l'article
Les caractéristiques d’un logiciel de facturation anti-fraude
Lorsqu’on parle de logiciel de facturation anti-fraude, cela signifie qu’il n’est pas possible après avoir entré des données de les modifier à sa sauce pour faire des optimisations fiscales douteuses. Dans le cas d’une erreur sur la date ou le montant, vous êtes donc contraint d’établir une facture rectificative à envoyer au client sans pouvoir effacer l’ancienne. Cela permet à l’administration d’avoir une trace sur vos activités et de vérifier que tout est conforme.
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Dit comme cela, vous pourriez trouver cela plutôt contraignant qu’autre chose puisque même si vous n’avez pas l’intention de frauder, il peut arriver que vous ayez juste envie de corriger une faute d’orthographe ou une référence erronée qui n’impacte pas la comptabilité. Sauf que depuis le premier janvier 2018, la loi oblige les logiciels de facturation à être conforme à plusieurs exigences, dont celle de l’inaltérabilité des données. Ils doivent alors être certifiés (norme NF525 ou NF203) et si jamais vous utilisez un logiciel non conforme, vous risquez une lourde amende allant jusqu’à 7500€. Ce serait dommage d’en arriver là !
Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation anti-fraude pour les entreprises
Au-delà du respect de la loi, l’utilisation d’un logiciel de facturation anti-fraude présente des avantages pour les entreprises. Effectivement, en automatisant les tâches liées à la facturation et à la gestion des devis, il permet un gain de temps considérable. Finie la saisie manuelle des données qui peut être source d’erreurs ! Le logiciel prend en charge ces opérations fastidieuses et vous évite ainsi tout stress ou confusion.
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Grâce aux différents outils intégrés au logiciel (suivi du chiffre d’affaires, alerte sur les impayés, etc.), les chefs d’entreprise sont mieux informés sur leur activité, ce qui facilite leurs prises de décisions stratégiques. Votre entreprise gagne en efficacité et optimise sa rentabilité.
Certains logiciels proposent aussi une fonctionnalité pratique : celle de pouvoir envoyer automatiquement des mails de relance aux clients retardataires afin qu’ils effectuent rapidement le paiement correspondant à leur commande. Vous n’aurez donc plus besoin ni du temps ni du coût que représentait jusqu’alors cette tâche récurrente.
Donc voilà quelques raisons supplémentaires pouvant vous motiver pour adopter un tel dispositif dans votre entreprise. Il y a bien évidemment l’avantage fiscal non négligeable, mais surtout celui généré par l’accroissement de productivité qu’il procure à son utilisateur en automatisant certaines tâches chronophages souvent improductives, comme celles relevant notamment du suivi administratif ou comptable.
Comment choisir le bon logiciel de facturation anti-fraude pour votre entreprise ?
Maintenant que vous êtes convaincu de l’utilité d’un logiciel de facturation anti-fraude, il est temps de choisir le bon outil pour votre entreprise. Voici quelques critères à prendre en compte :
La simplicité d’utilisation : un logiciel facile à utiliser permettra une prise en main rapide et donc une utilisation efficace dès les premiers jours.
Les fonctionnalités proposées : chaque entreprise a des besoins différents selon son secteur d’activité, sa taille ou encore son niveau de complexité administrative et comptable. Il importe donc que le logiciel réponde précisément aux exigences spécifiques de l’entreprise afin qu’elle soit entièrement satisfaite du produit choisi.
Le coût : investir dans un logiciel doit être rentable sur la durée, c’est pourquoi pensez à bien étudier les tarifs proposés.
L’évolutivité du produit : votre entreprise grandit ? Le volume des transactions augmente ? Assurez-vous que votre solution évolue avec vos besoins actuels et futurs.
Le choix du bon prestataire peut aussi jouer un rôle clé dans la réussite de cette transition numérique importante pour votre société : prenez soin d’étudier leur réputation, leur expérience ainsi que leurs références clients avant toute mise en place définitive chez vous !
Adopter un logiciel anti-fraude dans votre entreprise est une démarche à la fois responsable et intelligente. Elle vous permettra d’optimiser vos processus de facturation, de gagner du temps, de mieux suivre votre activité mais aussi et surtout d’éviter les risques liés aux fraudes. Assurez-vous simplement que le logiciel choisi soit adapté à vos besoins spécifiques ainsi qu’à ceux de votre entreprise, afin qu’il puisse être utilisé efficacement par l’ensemble des collaborateurs tout en garantissant une sécurité maximale à votre organisation.